Créer un avis de préservation pour une obligation de préservation

Ajouter manuellement le texte de l’avis

Le texte de cet avis peut être modifié à tout moment du processus et peut être modifié et renvoyé après l’envoi d’une obligation de préservation aux destinataires.

1. Lorsque l’écran Preservation Notice (Avis de préservation) s’affiche, saisissez une adresse e-mail From (De) et Reply To (Répondre à), ainsi que le Notice Name (Nom de l’avis) et le Subject (Objet). Ces champs sont remplis automatiquement si le protocole SMTP est activé, mais il est toujours possible de modifier l’adresse e-mail. Si le protocole SMTP est désactivé, les champs « From » (De) et « Reply To » (Répondre à) ne peuvent pas être modifiés.
2. Activez ou désactivez le bouton bascule d’autorisation ci-après:
   Lorsque le bouton bascule Display recipients on preservation notice (Afficher les destinataires dans l’avis de préservation) est activé, les gestionnaires de données peuvent voir une liste de destinataires de l’avis concernant la préservation de la preuve lors de l’envoi de l’avis de préservation.
3. Saisissez le texte dans le champ Preservation Notice Text (Texte de l’avis de préservation) dans l’éditeur de texte enrichi. Le texte de l’avis de préservation peut être saisi manuellement, copié/collé à partir d’applications tierces ou saisi à l’aide de la fonction Copy from Template (Copier à partir d’un modèle). Le texte copié et collé à partir d’applications tierces, telles que Microsoft Word, conservera ses mises en forme et styles de police dans l’éditeur de texte enrichi. L’éditeur de texte de cet écran dispose d’outils de mise en forme standard permettant d’ajouter des titres, d’aligner le texte et d’effectuer des modifications en ligne (gras, barré ou <code> par exemple).
   • Ajoutez des variables au texte de l’avis. 
   • Ajoutez des pièces jointes au texte de l’avis.
     Remarque : chacune des options est expliquée en détail dans les présentes instructions.

4. Cliquez sur le bouton Send Test Email (Envoyer un e-mail de test) pour prévisualiser l’avis de préservation dans votre boîte de réception avant de l’envoyer aux gestionnaires de données. Les variables ne seront pas résolues dans la fonction d’e-mail de test.
   Cliquez sur Save and Continue (Enregistrer et continuer) pour ajouter des gestionnaires de données à l’avis de préservation.
   
   
   
   Remarque: le nom de l’avis de préservation est rempli automatiquement avec le nom de l’obligation de préservation.

Copier à partir d’un modèle

La fonction Copy from Template (Copier à partir d’un modèle) permet aux administrateurs d’obligation d’importer directement le texte de l’avis à partir d’un modèle d’e-mail préexistant directement sur l’écran Preservation Notice (Avis de préservation). Cela aide les administrateurs d’obligation en leur évitant d’avoir à créer le même e-mail à chaque fois qu’ils créent un avis de préservation.

Remarque: un modèle doit déjà exister pour pouvoir utiliser cette fonction. Reportez-vous à la page Créer un modèle d’e-mail pour savoir comment créer et enregistrer de nouveaux modèles d’e-mail.

Les instructions ci-dessous supposent que l’utilisateur se trouve dans le flux de travail Create A Preservation Notice (Créer un avis de préservation) et que le modèle d’e-mail a déjà été créé.

1. Dans le flux de travail Preservation Notice (Avis de préservation), accédez à la page Preservation Notice
   (Avis de préservation) si vous n’y êtes pas déjà.
2. Cliquez sur le bouton Copy from Template (Copier à partir d’un modèle) en haut de l’écran Preservation Notice(s) (Avis de préservation).
3. Utilisez la barre de recherche pour trouver rapidement le modèle correspondant dont vous avez besoin ou parcourez les pages de modèles stockés dans la bibliothèque.
4. Cliquez sur un nom de modèle pour prévisualiser son texte.

Le texte du modèle peut être modifié une fois qu’il s’affiche dans l’écran Preservation Notice(s) (Avis de préservation).

Ajout de variables et de pièces jointes

Ajouter des gestionnaires de données individuels

Les gestionnaires de données peuvent être ajoutés et supprimés à tout moment du processus Create a Preservation Notice (Créer un avis de préservation), et des gestionnaires de données supplémentaires peuvent être ajoutés après l’envoi d’un avis. Dans ce cas, l’avis ne sera envoyé qu’aux gestionnaires de données nouvellement ajoutés.

1. Cliquez sur le bouton Add People (Ajouter des personnes) dans le coin supérieur droit de l’écran pour rechercher et ajouter des gestionnaires de données à l’avis.
2. Utilisez le bouton bascule de recherche pour sélectionner une catégorie de recherche (par exemple, First/Last Name [Prénom/Nom], Email [Adresse e-mail], Employee ID [identifiant de l’employé], etc.) puis saisissez manuellement un critère de recherche pour filtrer les résultats.
   
   
   
   Remarque : un gestionnaire de données doit avoir un Person Record (Enregistrement de personne) existant dans le système LegalHold avant de pouvoir être ajouté en tant que gestionnaire de données. De nouvelles entrées peuvent être ajoutées directement depuis l’écran Data Steward (Gestionnaire de données) en cliquant sur le bouton Create New Person Record (Créer un enregistrement de personne) qui s’affiche dans le coin supérieur droit de l’écran après avoir cliqué sur le bouton Add People (Ajouter une personne).

3. Cochez autant de noms de gestionnaires de données que vous le souhaitez : les noms s’afficheront au-dessus du tableau en cliquant sur le bouton Add People (Ajouter des personnes).

• Cochez la case située à côté de la colonne First Name (Prénom) pour sélectionner tous les gestionnaires de données de cette page.
• Cliquez sur le lien Select All Pages (Sélectionner toutes les pages) pour sélectionner TOUS les gestionnaires de données de chaque page du tableau.

Ajouter des groupes de gestionnaires de données

Les administrateurs d’obligation peuvent ajouter des groupes de personnes à une obligation de préservation en cliquant sur le bouton Add Groups (Ajouter des groupes) dans l’écran Data Stewards (Gestionnaires de données). Les groupes doivent déjà avoir été créés dans le module Manage Groups (Gérer les groupes) pour pouvoir les ajouter à un avis de préservation.

1. Cliquez sur le bouton Add Groups (Ajouter des groupes) dans le coin supérieur droit de l’écran pour rechercher et ajouter des groupes à l’avis. Un tableau contenant une liste de tous les groupes enregistrés s’affiche en bas de l’écran.
2. Utilisez la barre de recherche pour taper manuellement et rechercher des groupes. Cochez la case à gauche du nom d’un groupe pour l’ajouter à l’avis de préservation.
   Plusieurs groupes peuvent être ajoutés simultanément à un avis de préservation. Les utilisateurs individuels peuvent être supprimés de la liste Data Stewards (Gestionnaires de données).
3. Cliquez sur le bouton Add Group(s) (Ajouter un ou plusieurs groupes) en bas de la page pour enregistrer les modifications.

Une fois que les modifications ont été enregistrées et que la liste des gestionnaires de données sélectionnés s’affiche, les membres du groupe peuvent être supprimés individuellement en cliquant sur l’icône représentant une corbeille dans la colonne de droite. Cette fonction est utile lorsqu’une personne a été ajoutée à plusieurs groupes.