Créer et modifier des modèles d’e-mail
Cette page explique comment créer des modèles d’e-mail, comment les modifier et les enregistrer en tant que nouveaux modèles, et comment importer des modèles d’e-mail à partir d’applications de texte tierces telles que Microsoft Word. Les modèles d’avis et les modèles d’e-mails sont la même chose et les termes peuvent être utilisés de manière interchangeable.
Qu’est-ce qu’un modèle d’e-mail ?
La page Email Templates (Modèles d’e-mails) fournit un référentiel de modèles d’e-mails faciles d’accès qui peuvent être utilisés pour les obligations de préservation, les avis de préservation, les avis de libération, les communications avec les dépositaires et les notifications. Les modèles d’e-mails sont créés et stockés dans le module Email Templates (Modèles d’e-mail).
Les modèles d’e-mails sont utilisés pour gagner du temps. Plutôt que de réécrire le message d’avis concernant l’obligation de préservation à chaque fois que vous créez une obligation de préservation, vous pouvez utiliser un modèle et ajuster les détails si nécessaire.
Afficher une liste de modèles enregistrés
Depuis l’écran d’accueil, sélectionnez Email Templates (Modèles d’e-mail), puis Email Template List (Liste de modèles d’e-mail) dans le menu superposé. La page Email Template List (Liste de modèles d’e-mail) contient une liste de modèles stockés qui sont prêts à être utilisés dans les préservations de la preuve.
Créer un modèle d’avis
Les instructions ci-dessous expliquent comment créer et enregistrer un modèle d’e-mail depuis le module Email Templates (Modèles d’e-mail). Commencez par vous connecter à votre système LegalHold avec vos identifiants d’administrateur, puis suivez les instructions ci-dessous.
- Depuis l’écran d’accueil, sélectionnez Notice Templates (Modèles d’avis), puis sélectionnez Create New (Créer).
Si vous commencez sur la page Email Template List (Liste de modèles d’e-mail), cliquez sur le bouton Create New (Créer) en haut à droite. - Donnez un nom intuitif au modèle d’e-mail, puis ajoutez le texte de l’e-mail dans l’éditeur de texte enrichi.
- Vous pouvez ajouter des variables au texte, mais elles ne seront résolues qu’au moment de l’envoi de l’e-mail avec l’avis concernant l’obligation de préservation.
- Le texte mis en forme peut être copié et collé depuis Microsoft Word.
- Sélectionnez Save Template (Enregistrer le modèle). Une notification de réussite s’affiche brièvement après l’enregistrement du modèle.
Modifier et enregistrer comme nouveau modèle
Les modèles d’e-mail peuvent être modifiés depuis la page Email Template List (Liste des modèles d’e-mail). Lorsqu’ils modifient un modèle d’e-mail existant, les utilisateurs ont la possibilité d’enregistrer les modifications ou de les enregistrer en tant que nouveau modèle.
Pour modifier un modèle d’e-mail, accédez à la page Email Template List (Liste de modèles d’e-mail), puis sélectionnez l’icône Edit (Modifier) (crayon) ou cliquez sur le nom du modèle. Apportez les modifications nécessaires, puis sélectionnez Save Changes (Enregistrer les modifications) ou Save as New Template (Enregistrer comme nouveau modèle).
La fonction Save as New Template (Enregistrer comme nouveau modèle) n’est accessible que lors de la modification d’un modèle d’e-mail. Pour enregistrer comme nouveau modèle, des modifications doivent être apportées au texte du modèle d’e-mail. Vous serez invité à enregistrer le modèle sous un nouveau titre.
Supprimer des modèles
- Depuis l’écran d’accueil, sélectionnez Email Templates (Modèles d’e-mail), puis Email Template List (Liste de modèles d’e-mail) dans le menu superposé.
- Trouvez le modèle que vous souhaitez supprimer à l’aide de la barre de recherche ou des outils de navigation situés en bas du tableau.
- Sélectionnez l’icône Delete (Supprimer) (corbeille) dans la colonne Actions.