Quels sont les paramètres d’obligation de préservation et de rappel ?

Ces paramètres permettent aux administrateurs de choisir si :

• L’URL du portail LegalHold figure dans tous les e-mails envoyés par LegalHold aux dépositaires ou aux collecteurs.

• L’e-mail de rappel du dépositaire est envoyé sous forme d’un résumé d’e-mails ou d’e-mails individuels aux dépositaires qui sont encore actifs sur une obligation de préservation active.

• Chaque fois qu’un dépositaire reçoit un e-mail de rappel, sa réponse est réinitialisée à « not responded »
  (pas de réponse) afin que les dépositaires puissent réaffirmer leur statut dans le cadre de la préservation
  de la preuve.

• Les dépositaires silencieux, les destinataires d’obligations de préservation qui ne reçoivent jamais
  de notifications concernant l’avis d’obligation de préservation, peuvent être inclus dans un avis d’obligation
  de préservation.

• La liste des destinataires est contenue dans la partie CC de l’e-mail LegalHold.

• Les obligations de préservation ne peuvent être créées que dans un système de gestion des affaires et non dans l’application LegalHold.

• Les personnes ne peuvent être créées que par le biais d’une importation manuelle de personnes ou d’une tâche programmée d’importation de personnes.

• Le personnel juridique reçoit un sujet différent lorsqu’il reçoit par e-mail des copies d’un avis d’obligation
  de préservation.

• Le nombre de jours avant l’échéance d’une collecte pour laquelle le collecteur recevra un rappel.

• Un format de date autre que mm-jj-aaaa est utilisé.

• Le fuseau horaire est utilisé pour toutes les dates et heures du système (y compris les rapports).

Ces options permettent d’utiliser le système LegalHold en fonction de vos processus d’affaires. Ces paramètres globaux s’appliquent à tous les dépositaires.

Définir l’indicateur pour les e-mails de rappel du dépositaire

Pour pouvoir modifier ce paramètre, l’utilisateur doit être un administrateur système ou avoir accès aux System Settings (Paramètres du système).

1. Connectez-vous, cliquez sur System Settings (Paramètres du système), puis sélectionnez Hold and Reminder Customizations (Personnalisations de l’obligation de préservation et du rappel).

2. Sélectionnez l’option de personnalisation la plus adaptée aux besoins de votre entreprise.

3. Sélectionnez Save (Enregistrer).

Si cette option est désactivée, les dépositaires recevront des e-mails de rappel individuels pour chaque obligation de préservation dont ils font l’objet.
Si cette option est activée, les dépositaires recevront un seul e-mail contenant la liste de toutes les obligations de préservation pour lesquelles ils sont actifs.

Cette option est désactivée par défaut.

Après avoir activé ce paramètre, configurez le modèle Custodian Reminder email (E-mail de rappel du dépositaire) et créez une tâche programmée en fonction du programme de rappel.

Définir l’indicateur pour la réinitialisation des réponses des dépositaires

Accédez au nouveau paramètre en sélectionnant System Settings (Paramètres du système) sur la page Home (Accueil) de LegalHold, puis en sélectionnant Hold and Reminder Customizations (Personnalisations de l’obligation
de préservation et du rappel). Activez le bouton bascule Reset Custodian Responses on Schedule (Réinitialiser les réponses des dépositaires dans le programme). Chaque fois qu’un e-mail de rappel est envoyé sous la forme d’un résumé ou d’un e-mail individuel, la réponse du dépositaire est réinitialisée sur « not responded » (pas de réponse)
et le dépositaire recevra tous les e-mails de rappel. L’historique de ces modifications est enregistré dans l’historique
du dépositaire au niveau de l’obligation de préservation.

Définir l’indicateur pour les dépositaires silencieux

Les dépositaires silencieux sont les destinataires des obligations de préservation (également connus sous le nom
de « dépositaires ») qui ne reçoivent jamais de notifications concernant l’avis d’obligation de préservation (ce qui facilite les enquêtes internes). Le paramètre Silent Custodian (Dépositaire silencieux) dans LegalHold est un paramètre global qui permet aux administrateurs des obligations de préservation d’activer/de désactiver les dépositaires silencieux sur tous les avis d’obligation de préservation.

Ce paramètre est désactivé par défaut.

Si le paramètre est activé, les administrateurs d’obligations de préservation pourront choisir certains destinataires d’obligations de préservation comme dépositaires silencieux. S’il est sélectionné comme dépositaire silencieux,
le destinataire ne recevra jamais de communication, sous aucune forme, pour cette obligation de préservation particulière. En outre, les administrateurs d’obligations de préservation peuvent spécifier qu’une personne
est un dépositaire silencieux dans son enregistrement personnel. Ce paramètre ne peut pas être désactivé au niveau
de l’obligation de préservation. Si le bouton bascule est activé, la personne sera un dépositaire silencieux pour toutes les obligations de préservation.

Remarques importantes :

• Si un dépositaire silencieux est associé à une obligation de préservation et que celle-ci est envoyée, vous pouvez passer le dépositaire silencieux en dépositaire actif en supprimant l’indicateur de dépositaire silencieux, en modifiant l’avis et en l’envoyant.

• Si une obligation de préservation est envoyée sans dépositaires silencieux, vous pouvez transformer
  l’un des dépositaires en dépositaire silencieux. Une fois que cela est fait, l’obligation de préservation
  est supprimée du portail de ce dépositaire et il est désigné comme dépositaire silencieux sur le groupe
  de l’obligation de préservation active.

• Si un dépositaire silencieux est désigné au niveau de la personne, vous ne pouvez pas la passer
  en destinataire actif d’une obligation de préservation.

Définir l’indicateur pour désactiver la création d’une obligation
de préservation

Si votre site LegalHold est intégré à un système de gestion des affaires, un administrateur peut activer ce paramètre afin que les préservations de la preuve soient uniquement créées via le système de gestion des affaires
et synchronisées avec le système LegalHold. Ce paramètre garantit l’intégrité des données du système d’enregistrement des affaires.

Définir les formats de date et de fuseau horaire

LegalHold peut spécifier toutes les dates et heures au format jj-mm-aaaa par défaut et à l’heure normale du centre (CST), ou un administrateur système peut configurer l’application pour utiliser un format de date et/ou un fuseau horaire différent pour toutes les dates/heures dans l’application.