Configuration de l’e-mail de rappel du dépositaire
Cette rubrique explique comment exécuter ou arrêter cette tâche, comment configurer ou modifier le programme, et comment modifier le contenu de l’e-mail.
Qu’est-ce qu’un e-mail de rappel du dépositaire?
L’e-mail de rappel du dépositaire est une tâche programmée qui est configurée pour envoyer automatiquement des e-mails de rappel aux dépositaires qui n’ont pas répondu ou ne se sont pas conformés à un avis concernant l’obligation de préservation.
Remarque : vous pouvez désactiver ce paramètre pour des personnes individuelles (et non des utilisateurs) s’il est prévu qu’elles prennent un congé prolongé, s’il s’agit d’un dépositaire silencieux ou s’il s’agit d’un cadre dirigeant qui n’a pas besoin de recevoir ces notifications.
Automatiser le processus d’envoi d’e-mails de rappel et d’escalade aux dépositaires
L’e-mail de rappel du dépositaire sera automatiquement envoyé pour toutes les obligations de préservation pour lesquelles le bouton bascule Add Reminders and Escalations (Ajouter des rappels et des escalades) est activé. Ce bouton bascule se trouve à l’étape 3 du processus de création d’une obligation de préservation.
Remarque : si un programme est défini pour chaque obligation de préservation individuelle, il aura la priorité sur ce programme global pour les avis de rappel. Ce programme sera basé sur la date d’envoi de chaque obligation de préservation.
Modifier le programme de rappel du dépositaire
Il s’agit d’un programme global qui s’appliquera à toutes les obligations de préservation actives dont le bouton bascule Escalation Email (E-mail d’escalade) est activé dans toutes les obligations de préservation respectives.
Les instructions ci-dessous expliquent comment modifier le programme d’envoi des rappels aux dépositaires.
- Sur la page Home (Accueil), sélectionnez l’icône Scheduled Task (Tâche programmée)
- Recherchez Custodian Reminder Email (Email de rappel du dépositaire) dans la colonne Task Name (Nom de la tâche), puis sélectionnez l’icône Edit (Modifier) (crayon) dans la colonne Actions.
Remarque: si la tâche est en cours d’exécution selon un programme, vous devez l’arrêter avant de pouvoir la modifier. Il suffit de sélectionner l’icône Stop (Arrêter) dans la colonne Actions, puis l’icône Edit (Modifier). - Modifiez le programme, puis sélectionnez Schedule (Programmer). Tous les champs sont obligatoires sur cette page.
Une fois la tâche programmée ouverte, sélectionnez le lien View Custodian Reminder Email (Afficher l’e-mail de rappel du dépositaire) pour modifier le texte que les dépositaires verront dans la ligne d’objet, le corps de l’e-mail et le pied de page de l’e-mail. Vous trouverez ci-après des instructions détaillées sur ce processus.
Modifier le contenu de l’e-mail de rappel
Suivez les étapes 1 et 2 des instructions ci-dessus, puis sélectionnez le lien View Custodian Reminder Email (Afficher l’e-mail de rappel du dépositaire) (en bas du programme de rappel) pour modifier l’e-mail de rappel. Le corps et le pied de page de l’e-mail sont dotés d’éditeurs de texte enrichi et de variables. Sélectionnez Save (Enregistrer) lorsque vous avez terminé.
Remarque concernant le champ Reply To (Répondre à) : si votre administrateur a activé les paramètres SMTP, le champ Reply To (Répondre à) est grisé.
Remarque: dans ce modèle d’e-mail, en cliquant sur l’option Insert Variable (Insérer une variable), l’utilisateur peut également ajouter un contact interne secondaire. Voici l’exemple de rapport « Custodian Reminder Digest » joint à l’e-mail:
Vous verrez les colonnes qui sont activées dans les Hold and Reminder Customizations (Personnalisations d’obligation de préservation et de rappel).