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Configuration de l’e-mail d’escalade

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Cette rubrique détaille les avantages de la configuration d’e-mails d’escalade automatisés pour les non-répondants, et fournit des instructions sur la manière de modifier la tâche programmée et le texte de l’e-mail.

Qu’est-ce qu’un e-mail d’escalade ?

L’e-mail d’escalade est un e-mail qui est envoyé aux responsables une fois qu’un seuil d’e-mails de rappel a été atteint (le nombre maximum d’e-mails de rappel est égal à 20). Ces e-mails contiennent une liste de tous les subordonnés directs du responsable qui n’ont pas répondu à un avis concernant l’obligation de préservation. Le responsable recevra un e-mail contenant la liste de tous ses subordonnés directs qui n’ont pas répondu à un avis concernant l’obligation de préservation. Pour le deuxième e-mail d’escalade, le responsable du responsable recevra le même e-mail avec les mêmes informations.

Remarque : vous pouvez désactiver un paramètre pour des personnes individuelles (pas des utilisateurs) si elles doivent être en congé prolongé, si elles sont un dépositaire silencieux ou si elles sont des cadres dirigeants qui n’ont pas besoin de recevoir ces notifications.

Automatiser le processus d’envoi de rappels et d’escalades aux dépositaires

L’e-mail de rappel du dépositaire sera automatiquement envoyé pour toutes les obligations de préservation pour lesquelles le bouton bascule Add Reminders and Escalations (Ajouter des rappels et des escalades) est activé. Ce bouton bascule se trouve à l’étape 3 du processus de création d’une obligation de préservation.

Remarque : si un programme est défini pour chaque obligation de préservation individuelle, il aura la priorité sur ce programme global pour les avis de rappel. Ce programme sera basé sur la date d’envoi de chaque obligation de préservation. Par exemple, si le programme est fixé à toutes les deux semaines, l’avis de rappel est envoyé à tous les non-répondants toutes les deux semaines à partir de la date d’envoi de l’obligation de préservation pour toutes le obligations de préservation.

Modifier le programme sur lequel se base l’e-mail d’escalade

Il s’agit d’un programme global qui s’appliquera à toutes les obligations de préservation actives dont le bouton bascule Escalation Email (E-mail d’escalade) est activé dans toutes les obligations de préservation respectives.

Les instructions ci-dessous expliquent comment modifier le programme d’envoi des e-mails d’escalade aux responsables des employés.

  1. Sur la page Home (Accueil), cliquez sur l’icône Scheduled Task (Tâche planifiée).
  2. Recherchez Custodian Reminder Email (Email de rappel du dépositaire) dans la colonne Task Name (Nom de la tâche), puis sélectionnez l’icône Edit (Modifier) (crayon) dans la colonne Actions.

Remarque : si la tâche est en cours d’exécution selon un programme, vous devez l’arrêter avant de pouvoir la modifier. Il suffit de sélectionner l’icône Stop (Arrêter) dans la colonne Actions, puis l’icône Edit (Modifier).

  1. Modifiez le programme, puis sélectionnez Schedule (Programmer). Tous les champs sont obligatoires sur cette page.

Les boutons bascules suivants permettent d’ajouter des contacts en copie au juriste pour l’escalade au responsable, si un dépositaire ne répond pas à une obligation de préservation :

  • Copy Sent To Primary Internal Contact (Copie envoyée au contact interne principal)
  • Copy Sent To Secondary Internal Contact (Copie envoyée au contact interne secondaire)

Une fois la tâche programmée ouverte, sélectionnez le lien View Escalation Email (Afficher l’e-mail d’escalade) pour modifier le texte que les responsables des dépositaires verront dans la ligne d’objet, le corps de l’e-mail et le pied de page de l’e-mail. Vous trouverez ci-après des instructions détaillées sur ce processus.

Modifier le contenu de l’e-mail d’escalade

Suivez les étapes 1 et 2 des instructions ci-dessus, puis sélectionnez le lien View Escalation Email (Afficher l’e-mail d’escalade) (en bas du programme d’escalade) pour modifier l’e-mail d’escalade. Le corps et le pied de page de l’e mail sont dotés d’éditeurs de texte enrichi et de variables. Sélectionnez Save (Enregistrer) lorsque vous avez terminé.


Remarque concernant le champ Reply To (Répondre à) : Si votre administrateur a activé les paramètres SMTP, le champ Reply To (Répondre à) sera grisé.