Ajouter de nouvelles personnes au système

Personnes vs utilisateurs

Des personnes sont ajoutées à l’application LegalHold dans l’intention de les ajouter en tant que destinataires ou pièces jointes à une obligation de préservation. Les personnes qui sont ajoutées au module Manage People (Gérer les personnes) peuvent être ajoutées manuellement ou téléchargées via un processus de téléchargement de valeurs séparées par des virgules (CSV).

Les utilisateurs sont ajoutés à l’application LegalHold avec l’intention d’accéder au produit pour gérer les obligations de préservation ou l’application. L’application empêche les utilisateurs de se connecter s’ils ont des recherches inactives ou si l’utilisateur associé a un statut inactif.

Désactiver l’ajout manuel de personnes

Avec l’ajout de la tâche programmée pour télécharger les enregistrements de personnes à partir d’une intégration avec un système de ressources humaines (RH) interne à votre entreprise, un nouveau paramètre existe pour désactiver l’ajout manuel d’enregistrements de personnes dans LegalHold. Le nouveau paramètre du système peut être trouvé en accédant à Hold and Notice Customizations (Personnalisations des obligations de préservation et des notifications) sous System Settings (Paramètres du système), et en activant le champ Disable Manual Creation of People (Désactiver la création manuelle de personnes). Par défaut, la création manuelle de personnes est disponible. Si ce bouton bascule est activé, vous ne pourrez pas ajouter manuellement des personnes à partir du module Manage People (Gérer les personnes), car tous les enregistrements de personnes sont synchronisés périodiquement à partir du système RH.

Ajouter manuellement de nouvelles personnes

Commencez par vous connecter et naviguez jusqu’au module Manage People (Gérer les personnes).

1. Sélectionnez Add People (Ajouter des personnes) dans le menu superposé.

2. Saisissez les informations dans les champs obligatoires ainsi que toute autre information pertinente concernant la personne, puis sélectionnez Save (Enregistrer).
   
   

Remarque : le champ « On Hold » (En obligation de préservation) dans le module People (Personnes) permet de suivre quelles obligations de préservation sont associées à quelles personnes.

Les boutons bascule surlignés dans l’image ci-dessus sont destinés à empêcher les personnes de recevoir des e-mails de rappel au non-répondant et des e-mails d’escalade au responsable.

• Lorsque le bouton bascule Disable Non Respondent Reminder Email (Désactiver les e-mails de rappel au non-répondant) est désactivé, cette personne recevra des e-mails de rappel du non-répondant pour toutes les obligations de préservation existantes et nouvelles auxquelles elle n’a pas encore répondu. Les administrateurs d’obligation de préservation peuvent activer ce bouton bascule si une personne prévoit un congé de longue durée ou pour les cadres d’une entreprise.

• Lorsque le bouton bascule Disable Manager Escalation Email (Désactiver les e-mails d’escalade au responsable) est désactivé, le responsable de cette personne recevra des e-mails d’escalade du responsable pour toutes les obligations de préservation existantes et nouvelles auxquelles son employé n’a pas encore répondu.

• Le bouton bascule Silent Custodian (Dépositaire silencieux) n’apparaît que lorsque l’administrateur de l’application a défini un bouton bascule global dans les System Settings (Paramètres du système) pour permettre aux personnes d’être définies comme dépositaires silencieux au niveau de la personne. Dans l’enregistrement d’une personne, si le bouton bascule Silent Custodian (Dépositaire silencieux) est activé, la personne ne recevra aucune notification d’obligation de préservation pour une obligation de préservation. Si le bouton bascule pour les dépositaires silencieux est activé sur l’enregistrement de la personne, lorsqu’elle est ajoutée à une obligation de préservation, la personne sera considérée par défaut comme un dépositaire silencieux. Ce bouton bascule ne peut pas être désactivé au niveau de l’obligation de préservation, car elle est considérée comme un attribut global de la personne.

Conseils en matière de bonnes pratiques

Ces boutons bascule sont désactivés par défaut et la bonne pratique consiste à les laisser désactivés afin que les destinataires reçoivent tous les e-mails.

Vous ne pouvez pas activer les escalades si les rappels aux non-répondants sont désactivés, car ce paramètre affecte les escalades du responsable pour toutes les obligations de préservation actuelles sans réponse et toutes les nouvelles obligations de préservation auxquelles cette personne est ajoutée.

Les deux boutons bascule doivent être activés ou désactivés.

Télécharger manuellement des personnes à l’aide de la fonction Upload People (Télécharger des personnes)

Les utilisateurs doivent disposer d’un accès administratif pour pouvoir utiliser la fonction Upload People (Télécharger des personnes).

Remarque : vous devez avoir accès à Microsoft Excel pour utiliser cette fonction.

1. Accédez au bouton Upload People (Télécharger des personnes) en naviguant vers Manage People > Upload People (Gérer les personnes > Télécharger des personnes) ou en sélectionnant le bouton Upload People (Télécharger des personnes) à partir de la page People List (Liste des personnes).
   
   

2. Téléchargez le modèle type à partir de la page Upload People (Télécharger des personnes) et remplissez les champs respectifs que vous souhaitez télécharger
   Remarque importante : le format de date acceptable est AAAA-MM-JJ. Le téléchargement échouera si la date n’est pas dans ce format. L’exemple téléchargé comprend maintenant les informations suivantes :

• Employee Number/Id (Numéro/Identifiant de l’employé)
• First name (Prénom)
• Middle name (Deuxième prénom)
• Last name (Nom de famille)
• Email address (Adresse e-mail)
• Status Name (Nom du statut)
• Status ID (Identifiant du statut)
• Start Date (Date de début)
• End Date (Date de fin)
• Job Title (Titre du poste)
• Phone Number (Numéro de téléphone)
• Organization Name (Nom de l’organisation)
• Organization ID (Identifiant de l’organisation)
• Department Name (Nom du service)
• Department ID (Identifiant du service)
• Manager ID (Identifiant du responsable)
• Address (Adresse)
• Country (Pays)
• State (État)
• City (Ville)
• Zip Code (Code postal)
• Network ID (Identifiant du réseau)

3. Enregistrez la feuille Excel en tant que fichier .csv et retournez sur LegalHold.

4. Sélectionnez le bouton Upload (Télécharger) sur la page Upload Manual (Télécharger manuellement), sélectionnez le fichier .csv que vous avez enregistré, puis sélectionnez Open (Ouvrir). Le téléchargement démarre automatiquement.

5. En cas de succès, les personnes figurant sur la liste seront ajoutées à la liste des personnes.

En cas d’échec, l’écran renvoie une erreur et vous êtes dirigé vers une page qui répertorie les erreurs dans le fichier .csv. Si cela se produit, corrigez les anomalies et réessayez le processus de téléchargement.