Ajouter des dépositaires silencieux à une obligation de préservation
Cet article explique comment ajouter des dépositaires silencieux à une obligation de préservation.
Qu’est-ce qu’un dépositaire silencieux ?
Les dépositaires silencieux sont les destinataires des obligations de préservation (également connus sous le nom de dépositaires) qui ne recevront jamais de notifications concernant l’avis concernant l’obligation de préservation. Par exemple, une entreprise peut ajouter des dépositaires silencieux à une enquête interne afin que les personnes faisant l’objet de l’enquête soient liées à l’obligation de préservation sans jamais le savoir. En essence, les dépositaires silencieux sont ajoutés à une obligation de préservation à des fins de suivi.
Les administrateurs d’obligation ne peuvent pas ajouter de dépositaires silencieux à une obligation de préservation par défaut : c’est un paramètre global qui doit être activé dans les paramètres de votre système.
Fonctionnement de la fonction de dépositaires silencieux ?
Lors de l’ajout de dépositaires silencieux à une obligation de préservation :
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Si un dépositaire silencieux est associé à une obligation de préservation et que celle-ci est envoyée, vous pouvez passer le dépositaire silencieux en dépositaire actif en supprimant l’indicateur de dépositaire silencieux, en modifiant l’avis et en l’envoyant.
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Si une obligation de préservation est envoyée sans dépositaires silencieux, vous pouvez transformer l’un des dépositaires en dépositaire silencieux. Une fois que cela est fait, l’obligation de préservation est supprimée du portail de ce dépositaire et il est désigné comme dépositaire silencieux sur la barre de progression de l’obligation de préservation active.
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Si un dépositaire silencieux est désigné au niveau de la personne, vous ne pouvez pas la passer en destinataire actif d’une obligation de préservation.
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Étant donné que ces destinataires ne reçoivent jamais de notification, ils seront répertoriés dans une catégorie distincte.
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Pour le rapport Non-respondents by Hold (Non-répondants par obligation de préservation), les dépositaires silencieux n’apparaissent pas dans la catégorie Destinataires sans réponse puisque les dépositaires silencieux ne répondent pas à un avis concernant l’obligation de préservation.
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Une nouvelle colonne a été ajoutée au rapport Hold Summary (Récapitulatif d’obligation de préservation) pour indiquer le nombre de destinataires silencieux, s’il y en a, dans une obligation de préservation.
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Si un dépositaire silencieux est ajouté à une obligation de préservation, cette dernière n’apparaît pas dans son portail. Cependant, comme il s’agit d’un paramètre au niveau de l’obligation de préservation, il aura toujours accès aux autres obligations de préservation pour lesquelles il n’est pas répertorié en tant que dépositaire silencieux.
Ajouter des dépositaires silencieux à une obligation de préservation
Suivez les étapes 1 à 3 du processus de création d’obligation de préservation. Pour l’étape 4, suivez les instructions cidessous pour ajouter des dépositaires silencieux :
À l’étape Add Recipients (Ajouter des destinataires), ajoutez des destinataires à l’obligation de préservation, puis cliquez sur le bouton bascule Silent Custodian (Dépositaire silencieux) pour tous les destinataires qudoivent être considérés comme des « dépositaires silencieux ». Si vous ne voyez pas ces options, contactez l’administrateur système et assurez-vous qu’il a activé ce paramètre.
Notez que les destinataires Peter Burke et William Henderson ne peuvent pas être désignés comme dépositaires silencieux, car cette obligation de préservation leur a déjà été envoyée.