Ajouter de nouveaux utilisateurs au système

Last updated
Save as PDF

Cette page explique comment ajouter manuellement des utilisateurs au système LegalHold.

Personnes vs utilisateurs

Des personnes sont ajoutées à l’application LegalHold dans l’intention de les ajouter en tant que destinataires ou pièces jointes à une obligation de préservation. Les personnes qui sont ajoutées au module Manage People (Gérer les personnes) peuvent être ajoutées manuellement ou téléchargées via un processus de téléchargement de valeurs séparées par des virgules (CSV).

Les utilisateurs sont ajoutés à l’application LegalHold avec l’intention d’accéder au produit pour gérer les obligations
de préservation ou l’application. L’application empêche les utilisateurs de se connecter s’ils ont des recherches inactives ou si l’utilisateur associé a un statut inactif.

Option de nom complet

LegalHold a ajouté l’option Full Name (Nom complet) dans les filtres de la liste des personnes afin de pouvoir effectuer des recherches à partir du nom complet.

Auparavant, LegalHold permettait de rechercher par le prénom ou le nom de famille. Désormais, pour éviter les coïncidences avec des noms communs, LegalHold propose une option de filtrage ou de recherche par le nom complet.

Options de filtrage

L’onglet déroulant permet aux utilisateurs de filtrer les personnes en fonction des options suivantes :

First name (Prénom)
Last name (Nom de famille)
Full Name (Nom complet)
Email (Adresse e-mail)
Employee Number/Id (Numéro/Identifiant de l’employé)
Organization (Organisation)
Department (Service)
Status (Statut)
Network ID (Identifiant du réseau)
C level Executives (Cadres supérieurs)

La liste des personnes peut être triée et faire l’objet d’une recherche sur la base des en-têtes de colonne.

Cadres supérieurs

Nous avons ajouté un bouton bascule nommé C Level executives (Cadres supérieurs) dans l’enregistrement
de personne. Il est nécessaire pour inclure les cadres supérieurs dans les vues « Add People - Recipients »
(Ajouter des personnes - Destinataires) et « Recipient list » (Liste des destinataires). Pour plus d’informations,
veuillez vous reporter à la section Ajouter des destinataires à une obligation de préservation.

Rôles des utilisateurs

Les rôles des utilisateurs du système LegalHold sont définis comme suit :

Rôle

Fonctionnalité

System Administrator (Administrateur système)

Tous les accès à l’application, y compris la configuration

Créer et gérer des obligations de préservation
Gérer les personnes
Créer des groupes
Créer des modèles d’e-mails
Créer des modèles de questionnaire
Créer et gérer des collectes pour les obligations de préservation
Gérer les tâches programmées et les rappels
Accéder à toute la configuration du système
Exécuter des rapports
Créer et gérer un référentiel de questions et de modèles

Rôle	Fonctionnalité
	Mes obligations de préservation : si dépositaire Mes collectes : si collecteur ou propriétaire du système Accéder à la journalisation robuste LegalHold Capturer/accéder à la communication sur les dépositaires concernant les questionnaires et les obligations de préservation Accéder à l’ajout de commentaires dans l’application
LegalHold Admin (Administrateur LegalHold)	Créer et gérer des obligations de préservation Gérer les personnes Créer des groupes Créer et gérer des collectes pour les obligations de préservation Exécuter des rapports Mes obligations de préservation : si dépositaire Mes collectes : si collecteur ou propriétaire du système Capturer/accéder à la communication sur les dépositaires concernant les questionnaires et les obligations de préservation Accéder à l’ajout de commentaires dans l’application
IT Admin (Administrateur IT)	Afficher les obligations de préservation Gérer les personnes Gérer les utilisateurs Configuration du système, y compris les paramètres du système Mes obligations de préservation : si dépositaire Mes collectes : si collecteur ou propriétaire du système Aucun accès à la gestion des utilisateurs Accéder à la journalisation robuste LegalHold
Legal Staff (Personnel juridique)	Afficher les obligations de préservation Mes obligations de préservation : si dépositaire Mes collectes : si collecteur ou propriétaire du système

Rôle	Fonctionnalité
Custodian (Dépositaire)	Créé automatiquement Mes obligations de préservation
Collector (Collecteur)	Créé automatiquement Mes collectes
Data Steward (Gestionnaire de données)	Créé automatiquement Mes obligations de préservation
Super Hold Administrator (Administrateur Super Hold)	Créer et gérer des obligations de préservation indépendamment de la sécurité de l’affaire Gérer les personnes Créer des groupes Créer des modèles d’e-mails Créer des modèles de questionnaire Créer et gérer des collectes pour les obligations de préservation Gérer les tâches programmées et les rappels Exécuter des rapports Créer et gérer un référentiel de questions et de modèles Mes obligations de préservation : si dépositaire Mes collectes : si collecteur ou propriétaire du système Aucun accès à la gestion des utilisateurs et aux paramètres du système Capturer/accéder à la communication sur les dépositaires concernant les questionnaires et les obligations de préservation Accéder à l’ajout de commentaires dans l’application
Non-Hold Admin (Administrateurs sans obligation de préservation)	Gère tout en tant qu’administrateur de système Gérer les personnes Créer des groupes Créer des modèles d’e-mails Créer des modèles de questionnaire

Rôle

Fonctionnalité

Créer et gérer des collectes pour les obligations de préservation
Gérer les tâches programmées et les rappels
Accéder à toute la configuration du système
Exécuter des rapports
Créer et gérer un référentiel de questions et de modèles
Mes obligations de préservation : si dépositaire
Mes collectes : si le collecteur ou le propriétaire du système

ne peut pas gérer les obligations de préservation, y compris les activités telles que :

Modifier une obligation de préservation
Ajouter des destinataires
Ajouter/modifier des rappels et des escalades
Libérer une obligation de préservation
Le bouton Create New (Créer un nouveau) en haut à droite de la page
Afficher le résumé de l’obligation de la préservation
Afficher les détails de la réponse
Rechercher une obligation de préservation particulière
Trier les informations en sélectionnant les flèches situées à côté du nom
de chaque colonne.
Aucun accès aux paramètres du système

Hold System administrator (Administrateur système avec des obligations
de préservation)

Créer et gérer des obligations de préservation
Gérer les personnes, mais sans pouvoir ajouter de nouveaux utilisateurs
Créer des groupes
Créer des modèles d’e-mails
Créer des modèles de questionnaire
Créer et gérer des collectes pour les obligations de préservation
Gérer les tâches programmées et les rappels
Accéder à toute la configuration du système
Exécuter des rapports
Créer et gérer un référentiel de questions et de modèles
Mes obligations de préservation : si dépositaire
Mes collectes : si collecteur ou propriétaire du système
Accéder à la journalisation robuste LegalHold

Pour plus d’informations, veuillez consulter les pages suivantes :

Gérer toutes les obligations de préservation actives