Afficher et mettre à jour les collectes

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Cette rubrique détaille les étapes à suivre pour afficher une collecte qui vous a été attribuée, puis pour mettre à jour le statut et les informations concernant la collecte de données.

Lorsque vous avez été affecté à une collecte de données auprès de dépositaires ou en tant que ressource principale pour une collecte de données auprès de sources non-dépositaires (système), l’application vous envoie un e-mail contenant des informations sur la collecte de données qui vous a été attribuée. Une fois que vous avez accédé à l’enregistrement de la collecte, vous pouvez mettre à jour le statut de la collecte et/ou saisir des informations concernant ce qui a été collecté auprès du dépositaire ou du système.

Les collectes qui n’ont pas été complétées ou marquées comme « No Data » (Pas de données) à la date d’échéance ont automatiquement le statut « Overdue » (En retard).

Accéder au portail LegalHold

Dans l’e-mail de collecte qui vous a été envoyé, sélectionnez le lien vers le portail LegalHold.
Sur le portail Legal Hold,

si vous avez un compte, saisissez le mot de passe et sélectionnez Login (Connexion).
si vous n’avez pas de compte, inscrivez-vous en saisissant le mot de passe que vous souhaitez utiliser pour le compte (votre adresse e-mail est l’utilisateur).

Sélectionnez Create Account (Créer un compte).

Où trouver la liste des collectes ?

Sur le portail Legal Hold, sélectionnez le composant My Collections (Mes collectes). Notez que si vous êtes un destinataire de préservation de la preuve, vous pouvez également accéder à ces préservations de la preuve en sélectionnant My Holds (Mes obligations de préservation) à partir de la page Home (Accueil) du même portail.

Mettre à jour une collecte auprès de dépositaires

Sur la page My Collections (Mes collectes), sélectionnez l’onglet Custodial (Dépositaire).
Sélectionnez la collecte à modifier.
Sur la page Manage Collections (Gérer les collectes), vous pouvez modifier les informations suivantes :

Statut de la collecte : sélectionnez le statut approprié (la valeur par défaut est « Not Started » [Non commencé]).
Date de collecte : sélectionnez la date à laquelle la collecte a été effectuée. Remarque : la date du jour est automatiquement saisie lorsque vous sélectionnez le statut « Completed » (Terminé). Modifiez si nécessaire.
Emplacement des données : saisissez l’emplacement à partir duquel les données ont été collectées.
Commentaires du collecteur : saisissez tout commentaire pour l’enregistrement.

Sélectionnez Save (Enregistrer).

Mettre à jour une collecte auprès de sources non-dépositaires

Sur la page My Collections (Mes collectes), sélectionnez l’onglet Non-Custodial (Non-dépositaire).
Sélectionnez la collecte à modifier.
Sur la page Manage Collections (Gérer les collectes), vous pouvez modifier les informations suivantes :

Statut de la collecte : sélectionnez le statut approprié (la valeur par défaut est « Not Started » [Non commencé]).
Date de collecte : sélectionnez la date à laquelle la collecte a été effectuée. Remarque : la date du jour sera automatiquement saisie lorsque vous sélectionnez le statut « Completed » (Terminé). Modifiez si nécessaire.
Commentaires du propriétaire du système : saisissez tout commentaire pour l’enregistrement.

Sélectionnez Save (Enregistrer).