Répondre à un avis de préservation
Cette rubrique détaille les étapes qu’un gestionnaire de données doit suivre une fois qu’il a reçu un avis de préservation.
Lorsque vous avez été sélectionné en tant que gestionnaire de données d’une préservation de la preuve, l’application vous envoie un e-mail contenant des informations sur l’avis de préservation de la preuve et un lien à utiliser pour répondre à cet avis. Une liste de tous les dépositaires qui ont indiqué qu’ils possédaient des données électroniques concernant l’affaire apparaît au bas de l’e-mail. En répondant « Yes » (Oui), vous indiquez que vous avez lu l’avis de préservation et que vous acceptez la responsabilité d’un gestionnaire de données.
Accéder au portail LegalHold
- Dans l’e-mail de préservation de la preuve qui vous a été envoyé par l’application, sélectionnez le lien Respond to preservation notice (Répondre à l’avis de préservation) pour accéder au portail LegalHold.
- Sur le portail LegalHold,
- si vous avez un compte, saisissez le mot de passe et sélectionnez Login (Connexion).
- si vous n’avez pas de compte, inscrivez-vous en saisissant le mot de passe que vous souhaitez utiliser pour le compte (votre adresse e-mail est l’utilisateur).
-
Sélectionnez Create Account (Créer un compte).
Répondre à un avis de préservation
À partir du lien de l’e-mail de l’avis de préservation, Legalhold s’ouvre automatiquement à la page de réponse de l’avis de préservation.
- Sélectionnez une réponse indiquant si vous pouvez ou non vous conformer aux responsabilités d’un gestionnaire de données pour l’obligation de préservation.
- Sélectionnez Submit (Soumettre).
L’onglet My Active Holds (Mes obligations de préservation actives) du composant My Holds (Mes obligations de préservation) répertorie la réponse donnée à l’avis de préservation.
Où trouver une liste des avis de préservation ?
Sur le portail LegalHold, sélectionnez le composant My Holds (Mes obligations de préservation). Si vous n’avez pas répondu à un avis de préservation, vous pouvez le faire en cliquant sur le lien Not Yet Responded (Pas encore répondu) pour toute obligation de préservation active de type « Preservation Notice » (Avis de préservation).
Remarque : sur le portail LegalHold, si vous avez plusieurs rôles pour une obligation de préservation (comme le dépositaire et le gestionnaire de données), les avis de préservation et d’obligation de préservation sont listés sur la page My Active Holds (Mes obligations de préservation actives) dans la même grille. Les informations relatives aux avis d’obligation de préservation et de préservation étant enregistrées dans des tables de base de données différentes, l’icône Action peut ne pas apparaître pour tous les enregistrements, la taille de la page peut ne pas correspondre à la taille sélectionnée et le tri des résultats peut donner des résultats incohérents.