Gérer les collectes

Où trouver la liste des collectes d’une obligation de préservation

Les collectes désignent l’ensemble des données qui s’appliquent à une préservation de la preuve ou qui sont « découvrables ». LegalHold vous permet de suivre la collecte de données auprès d’un dépositaire spécifique à l’aide d’un type de données (comme e-mail, document, feuille de calcul, etc.) ou la collecte de données à partir d’une ressource du système (comme un serveur de messagerie, un logiciel de gestion de projets, etc.). LegalHold suit la personne qui collecte les informations, la date à laquelle les informations ont été collectées, le lieu où les données ont été collectées, le type de données collectées et toute autre information nécessaire.

Accédez à la page Manage Collections (Gérer les collectes) :

1. Connectez-vous à votre instance de LegalHold.

2. Il existe deux méthodes pour accéder à une liste de collectes :

   • Cliquez sur la vignette Manage Collections (Gérer les collectes). Sélectionnez les statuts à obtenir et filtrez en fonction de l’obligation de préservation dont vous souhaitez consulter les collectes.

   • Cliquez sur la vignette Manage Holds (Gérer les obligations de préservation), puis sélectionnez le lien hypertexte All Active Holds (Toutes les obligations de préservation actives). Dans l’obligation de préservation active, sélectionnez le bouton More Options (Plus d’options) et sélectionnez Manage Collections (Gérer les collectes).

Notez que le statut de toute collecte qui dépasse la date d’échéance et dont le statut est « Not Started » (Non commencée), passera automatiquement à « Overdue » (En retard). Le collecteur peut modifier ce statut à tout moment.

Onglet Custodial (Auprès de dépositaires)

Toutes les collectes d’un dépositaire spécifique sont affichées sous forme de tableau dans l’onglet Custodial (Auprès de dépositaires) de la page Manage Holds (Gérer les obligations de préservation). Avant de créer des collectes, les types de données doivent être configurés par un administrateur de LegalHold.

Onglet Non-Custodial (Auprès de sources non-dépositaires)

Toutes les collectes d’un système au sein de votre site sont affichées sous forme de tableau dans l’onglet Non-Custodial (Auprès de sources non-dépositaires) de la page Manage Holds (Gérer les obligations de préservation). Avant de créer des collectes, les ressources du système doivent être configurées par un administrateur de LegalHold.

Quels champs de collecte peuvent être modifiés ?

Pour les collectes auprès de dépositaires, vous ne pouvez modifier que les collectes qui n’ont pas été définies comme « Completed » (Terminées). Les champs suivants sont modifiables :

• Custodians (Dépositaires) (ajouter ou supprimer) : si plus de cinq dépositaires sont sélectionnés dans un seul enregistrement de collecte, cliquez sur le bouton représentant trois petits points pour ajouter ou supprimer des dépositaires, car seuls les cinq premiers s’afficheront sur la page de modification.
• Priority (Priorité)
• Collector (Collecteur) (remplacer)
• Data types (Types de données) (ajouter ou supprimer)
• Due date (Date d’échéance)
• Comments (Commentaires)

Pour les collectes auprès de sources non-dépositaires, vous ne pouvez modifier que les collectes qui n’ont pas été définies comme « Completed » (Terminées). Les champs suivants sont modifiables :

• Priority (Priorité)
• Due date (Date d’échéance)
• Systems (Systèmes) (ajouter ou supprimer)
• Comments (Commentaires)

À chaque modification apportée à la collection, une nouvelle notification est envoyée par e-mail au collecteur ou au propriétaire du système.

Quelles collectes peuvent être supprimées ?

Il est possible de supprimer les collectes dont le statut n’est pas « Completed » (Terminé) ou « No Data » (Aucunes données). Vous devez confirmer toute suppression d’une collecte.

Seul le collecteur ou le propriétaire du système peuvent changer le statut de « Completed » (Terminé) à un autre statut si la collecte doit être supprimée, ce qui permet à l’administrateur d’obligation de supprimer la collecte.

Ajout de plusieurs collecteurs dans les collectes auprès de dépositaires

Dans le volet de gauche, cliquez sur Manage Collections (Gérer les collectes), puis sur Create New Custodial Collection (Créer une collecte auprès de dépositaires).

Dans cette page, vous pouvez créer une collecte auprès de dépositaires ou en modifier une existante.

Vous pouvez ajouter plusieurs collecteurs dans la collecte existante en remplissant le champ Hold Name (Nom de l’obligation de préservation) (cela récupère les informations des autres champs disponibles).

Dans le champ Collector (Collecteur), tapez et saisissez plusieurs collecteurs si nécessaire. Enfin cliquez sur Save (Enregistrer).

Remarque : vous devez ajouter plusieurs personnes dans les étapes Legal Staff (Personnel juridique) et Data Stewards (Gestionnaires de données) pour qu’elles soient disponibles dans les champs de la collecte.

 

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