Que sont les champs personnalisés ?

Pour adapter le système LegalHold aux besoins de chaque entreprise, les administrateurs système peuvent ajouter, modifier ou supprimer des champs personnalisés qui apparaissent sur le résumé de l’obligation de préservation.
Si LegalHold est intégré au système de gestion des affaires TeamConnect, un administrateur système de l’application TeamConnect peut faire correspondre les champs de TeamConnect aux champs personnalisés de LegalHold.

Remarque importante : les champs personnalisés ne peuvent pas être modifiés ou supprimés s’ils sont mappés
à TeamConnect, mais peuvent seulement être mis en lecture seule.

Ajouter un champ personnalisé

1. Connectez-vous en tant qu’administrateur système, accédez à System Settings (Paramètres du système)
   et sélectionnez Manage Custom Fields (Gérer les champs personnalisés).

2. Sélectionnez le bouton Add New (Ajouter nouveau) pour ajouter un nouveau champ.

3. Sur la page Add/Edit Custom Fields (Ajouter/Modifier des champs personnalisés), saisissez une valeur numérique pour indiquer où le champ personnalisé apparaîtra dans la liste des champs personnalisés.

4. Sélectionnez le type de champ personnalisé à créer : Date Field (Champ de date), Text Entry (Saisie de texte), Single Select (Sélection unique), Multiselect (Sélection multiple) ou People Select (Sélection de personnes).

5. En option, sélectionnez l’un des éléments suivants :

   • Mandatory (Obligatoire) : s’applique à n’importe quel champ et exige une valeur pour le champ avant
     que l’utilisateur puisse sauvegarder l’enregistrement.

   • Variable : s’applique uniquement aux Date Field (Champ de date), Text Entry (Saisie de texte), People Select (Sélection de personnes). Cette option permet d’utiliser le champ personnalisé comme variable dans
     la création de modèles d’e-mails, d’avis d’obligation de préservation, d’avis de préservation, de pages
     de réponse, de tâches programmées par e-mail et dans la libération des obligations de préservation et des dépositaires.

   • Small Text Entry (Petite saisie de texte) : s’applique uniquement à la saisie de texte et permet de saisir jusqu’
     à 255 caractères.

   • Large Text Entry (Grande saisie de texte) : s’applique uniquement à la saisie de texte et permet de saisir
     des données jusqu’à 2 Go.

   • Number of Options (Nombre d’options) : s’applique à la sélection unique et à la sélection multiple
     et désigne le nombre d’options définies pour chacune d’entre elles.

6. Saisissez l’étiquette qui apparaîtra pour le champ personnalisé dans l’obligation de préservation.

7. Sélectionnez Save (Enregistrer).

Modifier un champ personnalisé

Cliquez sur l’icône Edit (Modifier) (crayon) dans la colonne Actions pour modifier un champ personnalisé existant.
La modification d’un champ personnalisé n’est autorisée que dans les circonstances suivantes :

• Vous pouvez toujours modifier la position du champ et/ou le rendre obligatoire (notez que les utilisateurs devront ajouter une valeur pour les enregistrements existants afin de pouvoir sauvegarder l’enregistrement lorsqu’ils le modifient).

• Pour les Date Field (Champ de date), Text Entry (Saisie de texte) ou People Select (Sélection de personnes), vous pouvez désactiver la possibilité d’utiliser le champ personnalisé comme variable dans la création de modèles d’e-mails, d’avis d’obligation de préservation, d’avis de préservation, de pages de réponse, de tâches programmées par e-mail et dans la libération des obligations de préservation et des dépositaires. Notez qu’une fois que le champ personnalisé a été renseigné, vous ne pouvez pas l’activer.

• Pour les champs Single Select (Sélection unique) et Multiselect (Sélection multiple), vous pouvez ajouter des options à la liste des sélections qui apparaissent à l’utilisateur lorsqu’il ajoute des valeurs au champ.

Une fois les données saisies pour le champ, vous ne pouvez plus modifier le type de données du champ.

Supprimer un champ personnalisé

Cliquez sur l’icône Delete (Supprimer) (corbeille) dans la colonne Actions pour supprimer un champ personnalisé existant. Vous ne pouvez pas supprimer un champ personnalisé pour lequel des valeurs ont été saisies dans des enregistrements existants.