Flux de travail d’approbation des avis
Cette rubrique fournit des détails sur le nouveau flux de travail nommé « Flux de travail d’approbation des avis ».
Le flux de travail d’approbation des avis est un processus qui permet à l’utilisateur d’envoyer le texte de l’avis à n’importe quelle personne. Par exemple : le juriste principal pour l’approbation. Cela aiderait les utilisateurs à s’assurer que le texte et le contenu de l’avis sont exacts et corrects.
Un approbateur d’avis peut modifier le texte et mettre à jour le modèle lors de l’approbation de l’avis. Cependant, pour ajouter/supprimer des dépositaires d’un avis d’obligation de préservation, l’approbateur doit disposer des droits appropriés dans le système, tels que l’administrateur de l’obligation de préservation ou tout autre rôle disposant d’autorisations d’obligation de préservation. Le personnel juridique se voit automatiquement attribuer le rôle d’approbateur d’avis lorsqu’il est ajouté en tant qu’approbateur et peut voir les vignettes My Approvals (Mes approbations), tout comme le dépositaire voit la vignette My holds (Mes obligations de préservation).
Activation du flux de travail d’approbation des avis
Pour activer le flux de travail d’approbation des avis à partir des paramètres globaux, accédez à System Settings → Hold and Reminder Customizations → Enable/Disable Notice Approval (Paramètres du système → Personnalisations des obligations de préservation et des rappels → Activer/désactiver l’approbation de l’avis) pour l’activer/le désactiver. De plus, vous pouvez l’activer ou le désactiver au niveau de l’obligation de préservation (obligation par obligation).
Pour activer le flux de travail d’approbation des avis, cliquez sur l’onglet Manage Holds (Gérer les obligations de préservation) → sélectionnez Hold Notice Step (Étape d’avis de l’obligation de préservation) → sélectionnez le bouton Enable Notice Approval (Approval Details) (Activer l’approbation des avis [détails de l’approbation]).
Historique du processus d’approbation
Le flux de travail d’approbation des avis comporte une page qui répertorie l’historique des transitions du processus d’approbation et le statut des avis. Cela permet à l’utilisateur de surveiller les données relatives à l’approbation, par exemple :
- Date et heure de la demande d’approbation ?
- Qui a présenté la demande d’approbation ?
- Le statut d’approbation est-il en attente ou approuvé ?
- Quand et qui a modifié le statut d’approbation de « en attente » à « approuvé » ?
- Quand et qui a supprimé le processus d’approbation ?
Affichage de l’historique des approbations
Pour afficher l’historique des approbations, cliquez sur l’onglet Manage Holds (Gérer des obligations de préservation) → cliquez sur Hold Notice Step (Étape d’avis de l’obligation de préservation) → cliquez sur le lien Approval Details (Détails de l’approbation) à côté de l’option Enable Notice Approval (Activer l’approbation de l’avis).
Ou cliquez sur la vignette My Approvals (Mes approbations) → sélectionnez l’option Approved (Approuvé) dans la liste déroulante → vous pouvez voir l’historique des approbations à partir de la page Notice Edit/Approve (Modification/approbation de l’avis).
Filtre pour les obligations de préservation en attente d’approbation
Le nouveau filtre qui passe par le flux de travail d’approbation des avis permet à l’utilisateur de filtrer les obligations de préservation en attente d’approbation et les obligations de préservation approuvées.
Pour accéder à ce filtre, cliquez sur Manage Holds (Gérer les obligations de préservation) → All Active Holds (Toutes les obligations de préservation actives) → dans la liste déroulante, sélectionnez le statut Pending Approval (En attente d’approbation) ou Approved (Approuvée).
