Créer une collecte
Cette rubrique fournit des instructions pas à pas pour créer une collecte pour un dépositaire ou une source de données non-dépositaire et pour affecter cette collecte à une personne chargée de collecter depuis l’application LegalHold.
Bien que LegalHold ne soit pas une application qui collecte physiquement des données pour une obligation de préservation, elle est en mesure de suivre les informations concernant la collecte de données auprès des dépositaires ou de sources de données non-dépositaires (telles que les ressources du système). LegalHold suit la personne qui collecte les informations, la date à laquelle les informations ont été collectées, le lieu où les données ont été collectées, le type de données collectées et toute autre information nécessaire.
Étapes de la création d’une collecte auprès de dépositaires
La page Gérer les collectes est l’endroit où les administrateurs d’obligation (admins) accèdent à la liste de toutes les collectes d’une obligation de préservation. Depuis cette page, vous pouvez créer une collecte auprès de dépositaires, ou auprès de sources non-dépositaires (ressource du système). Pour accéder à cette page depuis une obligation de préservation spécifique, suivez les instructions ci-après.
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Cliquez sur la vignette Manage Holds (Gérer les obligations de préservation), puis sélectionnez le lien hypertexte All Active Holds (Toutes les obligations de préservation actives).
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Dans l’obligation de préservation active, sélectionnez le bouton More Options (Plus d’options) et sélectionnez Manage Collections (Gérer les collectes).
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Sélectionnez le
bouton Create New Custodial Collection (Créer une collecte auprès de dépositaires).
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Une fois que la page Add/Edit Collections (Ajouter/Modifier des collectes) s’affiche, remplissez les informations obligatoires et les détails supplémentaires que vous souhaitez joindre à cette collecte.
Remarque : les champs Hold Name (Nom de l’obligation de préservation) et Matter Name (Nom de l’affaire) sont automatiquement remplis avec les informations de l’obligation que vous avez sélectionnée à l’étape 2. Pour chaque collecte auprès de dépositaires, un identifiant de collecte est créé automatiquement au format
<NuméroObligation>_N (où N est incrémenté comme nombre entier par obligation de préservation) pour chaque dépositaire de l’obligation pour laquelle la collecte a été créée, quel que soit le type de données de la collecte.
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Pour le champ Custodians (Dépositaires), vous pouvez sélectionner un seul dépositaire, plusieurs dépositaires ou tous les dépositaires actifs dans l’obligation de préservation. Si plus de cinq dépositaires sont sélectionnés, la page n’affiche que cinq dépositaires avec un bouton en forme d’ellipse pour accéder à tous les dépositaires de la collecte.
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Cliquez sur Save (Enregistrer) lorsque vous avez terminé.
Étapes de la création d’une collecte auprès de sources non-dépositaires
La page Gérer les collectes est l’endroit où les administrateurs d’obligation (admins) accèdent à la liste de toutes les collectes d’une obligation de préservation. Depuis cette page, vous pouvez créer une collecte auprès de dépositaires, ou auprès de sources non-dépositaires (ressource du système). Pour accéder à cette page depuis une obligation de préservation spécifique, suivez les instructions ci-après.
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Cliquez sur la vignette Manage Holds (Gérer les obligations de préservation), puis sélectionnez le lien hypertexte All Active Holds (Toutes les obligations de préservation actives).
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Dans l’obligation de préservation active, sélectionnez le bouton More Options (Plus d’options) et sélectionnez Manage Collections (Gérer les collectes).
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Sélectionnez le
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Une fois que la page Add/Edit Collections (Ajouter/Modifier des collectes) s’affiche, remplissez les informations obligatoires et les détails supplémentaires que vous souhaitez joindre à cette collecte.
Remarque : les champs Hold Name (Nom de l’obligation de préservation) et Matter Name (Nom de l’affaire) sont automatiquement remplis avec les informations de l’obligation que vous avez sélectionnée à l’étape 2. Pour chaque collecte auprès de sources non-dépositaires, un identifiant de collecte est créé automatiquement au format
<NuméroObligation>_NCDS_N (où N est incrémenté comme nombre entier par obligation de préservation) pour chaque système pour lequel une collecte a été créée.
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Cliquez sur Save (Enregistrer) lorsque vous avez terminé.