Qu’est-ce qu’une collecte de données ?

Bien que LegalHold ne soit pas une application qui collecte physiquement des données pour une obligation de préservation, elle est en mesure de suivre les informations concernant la collecte de données auprès des dépositaires ou de sources de données non-dépositaires (telles qu’un serveur d’e-mail). LegalHold suit la personne qui collecte les informations, la date à laquelle les informations ont été collectées, le lieu où les données ont été collectées, le  type de données collectées et toute autre information nécessaire.

Afin de préparer votre site à gérer des collectes de données, vous devez d’abord configurer les éléments suivants :

• Types de données à collecter auprès des dépositaires (les personnes qui ont répondu qu’elles possédaient des fichiers électroniques pertinents pour la procédure de découverte électronique)
• Sources de données pour la collecte auprès de non-dépositaires (systèmes tels qu’un serveur d’e-mail, un WIKI ou un site de partage de fichiers)

Remarque : bien que vous puissiez modifier les types ou les sources de données qui ont été utilisés dans une collecte de données précédente, vous ne pouvez pas supprimer un type ou une source de données après son utilisation.

Attribuer un rôle de collecteur aux utilisateurs

Pour les utilisateurs qui collectent des données auprès d’un dépositaire ou d’un système, vous devez leur attribuer le rôle de collecteur.

1. Connectez-vous en tant qu’administrateur système, puis accédez à System Settings (Paramètres du système) et sélectionnez Manage Users (Gérer les utilisateurs).
2. Sélectionnez un utilisateur existant en cliquant sur son adresse e-mail ou créez un nouvel utilisateur.
3. Dans le champ Roles (Rôles), sélectionnez le rôle « Collector » (Collecteur).
4. Sélectionnez Save (Enregistrer).

Créer des types de données dépositaires

1. Connectez-vous en tant qu’administrateur système, accédez à System Settings (Paramètres du système) et sélectionnez Manage Lookup Tables (Gérer les tableaux de recherche).
2. Sélectionnez l’onglet Collection Data Types (Types de données de collecte).
   • Sélectionnez le bouton Add New Collection Data Type (Ajouter un nouveau type de données de collecte) pour ajouter une valeur au tableau. Toute valeur ajoutée apparaît dans le menu déroulant correspondant après l’enregistrement des modifications.
   • Réorganisez les valeurs en utilisant les flèches de la colonne Actions.
   • Sélectionnez l’icône Edit (Modifier) (crayon) dans la colonne Actions pour modifier une valeur existante.

Créer des sources de données non-dépositaires

1. Connectez-vous en tant qu’administrateur système, puis accédez à System Settings (Paramètres du système) et sélectionnez Systems for non-custodial data sources (Systèmes pour les sources de données non-dépositaires).
2. Sur la page System List (Liste des systèmes) :
   • Sélectionnez le bouton Add New System (Ajouter un nouveau système) pour ajouter un enregistrement au tableau. Les valeurs du système apparaissent dans un menu déroulant lors de la définition des collectes de données non-dépositaires après l’enregistrement des modifications.
   • Réorganisez les valeurs en utilisant les flèches de la colonne Actions.
   • Sélectionnez l’icône Edit (Modifier) (crayon) dans la colonne Actions pour modifier un système existant.
   • Vous devez spécifier au moins un propriétaire de système, qui sera notifié lorsqu’une collecte sera créée pour le système. Par exemple, si vous avez un WIKI sur votre site, la personne qui administre le WIKI peut être le propriétaire du système, car elle peut collecter les données de ce système.