Modèle d’obligation de préservation

Tri d’une obligation de préservation par questionnaires et par groupes

Pour trier par nom de Hold Template (Modèle d’obligation de préservation), cliquez sur les flèches vers le haut ou vers le bas situées à côté. De même, pour trier par Questionnaire Name (Nom de questionnaire) ou par Group Name (Nom de groupe), cliquez sur les flèches situées à côté.

Recherche de questionnaires et de groupes spécifiques dans une obligation de préservation

Pour effectuer une recherche par nom de questionnaire ou de groupe spécifique, saisissez le nom dans le champ de saisie pour rechercher par Template Name (Nom de modèle), Questionnaire Name (Nom de questionnaire) et Group Name (Nom de groupe).

 

Création de modèles d’obligations de préservation

1. Pour créer un modèle d’obligation de préservation, cliquez sur les options du volet gauche → Hold Templates (Modèles d’obligations de préservation) → Create New (Créer).

2. Créez un modèle en remplissant les champs obligatoires et cliquez sur Save Template (Enregistrer le modèle).

 

Association de groupes supplémentaires à l’obligation de préservation

1. Accédez à Groups (Groupes) et cliquez sur l’icône Add Groups (Ajouter des groupes).

2. Dans la liste de groupes, sélectionnez les groupes concernés et cliquez sur Add Groups (Ajouter des groupes).

 

Association de modèles de questionnaires supplémentaires à l’obligation de préservation

1. Accédez à Questionnaire et cliquez sur l’icône Copy Questions (Copier des questions).

2. Obtenez la liste dans Copy from Templates (Copier à partir d’un modèle), sélectionnez le modèle et cliquez sur Copy template Questions (Copier les questions du modèle). Une fois cela fait, cliquez sur Finish (Terminer) dans la page précédente.

3. Une fois les modifications effectuées, cliquez sur Finish (Terminer) pour enregistrer le modèle.

 

Modification des modèles d’obligations de préservation existants

Vous pouvez également modifier l’obligation de préservation existante, afin de modifier les modèles de questionnaires et les groupes ajoutés. Pour ce faire, cliquez sur les options du volet gauche → Hold Templates (Modèles d’obligations de préservation) → Hold Template List (Liste de modèles d’obligations de préservation).

Dans la liste de modèles, cliquez sur l’icône représentant un crayon pour modifier des modèles spécifiques.

Création d’une obligation de préservation

Pour créer une obligation de préservation, accédez à Manage Holds (Gérer les obligations de préservation) → Cliquez sur Create New Hold (Créer une obligation de préservation).

Remplissez les informations au cours des différentes étapes : Hold Summary (Résumé de l’obligation de préservation), Legal Staff (Personnel juridique), Hold Notices (Avis concernant l’obligation de préservation), Recipients (Destinataires), Questionnaires, Reminders/Escalations (Rappels/Escalades) et Review and Send (Vérifier et envoyer), pour créer l’obligation de préservation.

Voici comment ajouter des destinataires ou des groupes de la manière habituelle :

Ajout de destinataires :

Lorsque vous cliquez sur continuer sur la page précédente, la page Recipients (Destinataires) s’affiche, comme illustré ci-après :

• Ajout de destinataires à l’aide de l’option Add by CSV (Ajouter par CSV) :

Cliquez sur l’icône Add by CSV (Ajouter par CSV) et chargez le fichier CSV pour ajouter les destinataires.

• Ajout de destinataires à l’aide de l’option Add Groups (Ajouter des groupes) :

1. Cliquez sur l’icône Add groups (Ajouter des groupes)
2. Sélectionnez les groupes à ajouter, afin que les destinataires membres soient ajoutés automatiquement.

 

3. Cliquez sur Add Groups (Ajouter des groupes).
4. Vous pouvez voir la liste des destinataires ajoutés dans l’onglet Select the list of Recipients (Sélectionner la liste de destinataires).

• Ajout de destinataires à l’aide de l’option Add People (Ajouter des personnes) :

Cliquez sur l’icône Add People (Ajouter des personnes) et sélectionnez les personnes à ajouter.

Ajout d’un questionnaire :

Lorsque vous cliquez sur continuer sur la page précédente, la page Questionnaire s’affiche, comme illustré ci-après :

 

• Ajout d’un questionnaire à l’aide de l’option Create Question(s) (Créer une [des] question[s]) :

En cliquant sur l’icône Create Question(s) (Créer une [des] question[s]), vous pouvez saisir vos propres questions personnalisées.

• Ajout d’un questionnaire à l’aide de l’option Copy Questions (Copier des questions) :

1. Cliquez sur l’option Copy Questions (Copier des questions).
2. Cliquez sur l’onglet Copy from Repository (Copier à partir du référentiel) pour copier des questions à partir du référentiel.

Ou sélectionnez l’onglet Copy from Templates (Copier à partir de modèles) pour copier des questions à partir de modèles existants.

3. Après avoir sélectionné les questions dans les modèles ou les référentiels, cliquez sur Copy Template Questions (Copier les questions du modèle).

• Option d’aperçu du questionnaire :

En cliquant sur Preview questionnaire (Aperçu du questionnaire), vous pouvez visualiser le questionnaire créé.

Utilisation d’un modèle d’obligation lors de la création d’une obligation de préservation

Voici comment fonctionne un modèle d’obligation lors de la création d’une obligation de préservation.

1. Deux options s’offrent à vous lors de la création d’une obligation de préservation, lorsque vous êtes à l’étape de l’avis concernant l’obligation de préservation. Cliquez sur Copy from Hold Template (Copier à partir d’un modèle d’obligation de préservation) pour obtenir les modèles disponibles.

 

2. Dans la section Templates in Library (Modèles de la bibliothèque), vous pouvez choisir le modèle approprié ou en trouver un en effectuant une recherche dans le champ prévu à cet effet.

3. Une fois sélectionné, vous pouvez voir qu’un questionnaire, des groupes et un modèle d’e-mail peuvent être associés au modèle.
4. Cliquez sur le bouton Copy Template (Copier le modèle).
5. En utilisant un modèle d’obligation de préservation, vous remarquerez qu’au fur et à mesure que vous progressez dans les étapes de l’avis concernant l’obligation de préservation, des destinataires et du questionnaire, les étapes des onglets Questionnaire et Recipients (Destinataires) sont automatiquement remplies.
6. Cliquez sur Save and Continue (Enregistrer et continuer) pour terminer le processus de création d’obligation de préservation.