Libérer un dépositaire d’une obligation de préservation
Cette page fournit des instructions étape par étape pour libérer des dépositaires d’une obligation de préservation. Elle explique également comment utiliser la fonction Copy from Template (Copier à partir d’un modèle) lors de la rédaction de l’e-mail du dépositaire de la libération.
Qu’est-ce que la libération d’un dépositaire d’une obligation de préservation ?
La libération d’un dépositaire signifie qu’il est libéré de toutes les obligations liées à cette obligation de préservation particulière. Une fois qu’un dépositaire est retiré d’une obligation de préservation, il ne recevra plus de notifications ni d’e -mails d’escalade et n’est pas obligé de se conformer aux demandes concernant cette obligation de préservation spécifique.
Libérer un dépositaire d’une obligation de préservation
- Accédez à la vue en vignette d’une préservation de la preuve active et sélectionnez la barre de progression de la réponse.
- Sur la page Hold Status (Statut de l’obligation de préservation), cochez la ou les cases à gauche du ou des noms des dépositaires que vous souhaitez libérer, puis cliquez sur le bouton Release Custodian (Libérer le dépositaire).
Remarque : l’utilisateur peut vérifier et libérer les destinataires inactifs sans réponse de leur part, comme dans les autres groupes.
- Sur la page Release from Hold (Libérer d’une obligation de préservation), saisissez ou sélectionnez une date de libération.
- Saisissez dans le champ Comment (Commentaire) une explication de la raison pour laquelle vous libérez le(s) dépositaire(s). Ces commentaires sont internes et ne seront pas envoyés au(x) dépositaire(s).
- Activez le bouton bascule Add Custodian Release Email (Ajouter un e-mail de libération du dépositaire) pour envoyer un e-mail au(x) dépositaire(s) libéré(s). Cette étape est facultative : vous pouvez libérer les dépositaires sans envoyer de notification par e-mail.
- Si le bouton bascule de l’étape 5 est activé, sélectionnez le bouton Continue (Continuer).
Si le bouton bascule de l’étape 5 est désactivé, sélectionnez le bouton Release Custodian(s) (Libérer le[s] dépositaire[s]).
Si le bouton bascule Add Custodian Release Email (Ajouter un e-mail de libération du dépositaire) est activé, vous serez redirigé vers la page Release Email (E-mail de libération). Rédigez l’e-mail qui sera envoyé au(x) dépositaire(s) libéré(s). Saisissez des données dans tous les champs de cet écran et sélectionnez le bouton Release Custodian(s) (Libérer le[s] dépositaire[s]). Vous pouvez également utiliser la fonction Copy from Template (Copier à partir d’un modèle) (voir ci-dessous).
Créer l’e-mail de libération en le copiant à partir d’un modèle
- Sélectionnez le bouton Copy from Template (Copier à partir d’un modèle).
- Sélectionnez un modèle.
- Sélectionnez le bouton Copy Template (Copier le modèle).
Remarque : les modèles ci-dessous ne sont pas préchargés dans le système LegalHold. Votre administrateur doit les saisir pour que cette fonction puisse être utilisée.
