Collaborati: Registro y configuración de cuenta

Cuando el cliente autoriza al proveedor, se genera automáticamente un correo electrónico de solicitud de registro, el cual se envía al proveedor.  Al recibirlo, el proveedor debe inscribirse siguiendo las instrucciones contenidas en el correo electrónico.  Haga clic en el enlace del correo electrónico para comenzar el registro.

Advertencia: El proveedor debe aceptar los términos y condiciones del Acuerdo de usuario de Collaborati, de lo contrario se negará su acceso.

 

Para continuar, haga clic en el botón “Next” (Siguiente).

 

Se le pedirá que acepte el Acuerdo de usuario de Collaborati. Esto es necesario para poder remitir facturas a su cliente por medio de Collaborati. Por favor, lea el acuerdo.  Cuando haya aceptado el acuerdo de licencia, haga clic en el botón “Next” (Siguiente).

Esto lo enviará a la página de Registro.  Ingrese su dirección de correo electrónico, nombre y contraseña para crear una cuenta de usuario.

Haga clic en el botón “Next” (Siguiente).  El registro ha sido completado. Ahora, inicie sesión y complete la configuración de la cuenta.

 

Al hacer clic en “Login and complete account set up” (Iniciar sesión y completar la configuración de la cuenta) deberá revisar la información que ha sido ingresada en Collaborati. Puede hacer correcciones a dicha información.

 

 

 

 

Ahora, verá la página de perfil de su firma y tras verificar que la información sea correcta, marque la casilla “Contact Information Verified:” (Información de contacto verificada:), y haga clic en “Save” (Guardar).  Se ha completado la configuración de la cuenta.

 

Para completar la configuración para el cliente, haga clic en “Home” (Inicio) en la barra de menú superior y haga clic en el enlace “Please Complete Setup for your client” (Completar configuración para su cliente).

Configuración de clientes 

Los siguientes son pasos para completar la configuración de el cliente:

Para realizar la configuración de el cliente se deben revisar los códigos de facturación de el cliente (y, de forma opcional, asociarlos con los códigos equivalentes de su firma), y agregar o asignar “registradores horarios” para el cliente.

1 Codes/Códigos (Notas para firmas que usan archivos LEDES)

-  Si su firma utiliza archivos LEDES, el programa le pedirá que ingrese para este cliente un “Internal Client Code” (Código de cliente interno).  Este es el “número de cliente” asignado a su cliente en su software de tiempo y facturación (también llamado CLIENT_ID).  Debe ingresar el valor.  Si no conoce el “número de cliente”, ingrese el nombre de este.

-   El programa mostrará en pantalla códigos de facturación como Tarea (Honorarios), Gastos y Actividad.  También mostrará códigos de impuestos de países extranjeros.  Estos códigos los asigna su cliente.  Puede desmarcar los códigos LEDES que su firma no use en la columna “Use” (Usar).

-   Si está enviando facturas LEDES, su sistema podría usar códigos diferentes para Tiempo y Facturación. Si este es el caso, puede indicar su código de facturación interno equivalente para cada código aplicable en la columna “Internal Billing Code” (Código de facturación interno). Por defecto, se asume que utiliza los códigos de el cliente en sus facturas.

1 Codes/Códigos (Notas para firmas que no usan LEDES)

-  Si su firma no usa archivos LEDES, el programa le pedirá que ingrese un “Internal Client Code” (Código de cliente interno).  Ingrese el nombre de su cliente.  Deje todos los demás códigos marcados para usar.

 

Desplácese hacia abajo y haga clic en el botón “Next” (Siguiente).

2 y 3 Timekeepers/Cronometradores

Seleccione la forma en que agregará Cronometradores:

-       cargar un alista de Cronometradores, o

-       ingresar o asignar Cronometradores individuales para el cliente

Su firma debe tener al menos un cronometrador.  Este debería ser una persona que proporcione servicios a su cliente.  Si todavía no ha asignado el ID del cronometrador, use las iniciales de la persona.  El “Display Code” (código de visualización) y el “Timekeeper ID” (ID de cronometrador) pueden tener el mismo valor para un mismo cronometrador, pero dos cronometradores no deberían compartir el mismo “Display Code” (código de visualización) o el mismo “Timekeeper ID” (ID de cronometrador).

Al seleccionar “Assign existing and/or add new timekeepers” (Asignar Cronometradores existentes y/o agregar nuevos) deberá ingresar la información personal de el cronometrador, uno a la vez. Luego de ingresar la información de el cronometrador, haga clic en el botón “Add” (Agregar).  Cuando todos los Cronometradores hayan sido agregados individualmente, haga clic en el botón “Next” (Siguiente).

Al seleccionar “Upload new timekeepers” (Cargar Cronometradores nuevos), cargará de una sola vez un archivo con muchos Cronometradores. Ese mismo archivo puede descargarse directamente desde esta página. Una vez que el archivo esté completo, puede cargarse también en la misma página.

Encuentre el archivo y haga clic en el botón “Next” (Siguiente) y la información se cargará en Collaborati.

Cuando haya terminado de asignar o cargar sus Cronometradores, haga clic en el botón “Next” (Siguiente).
 

4 Summary/Resumen

Verifique la información que aparece en pantalla. Haga clic en “Finish” (Finalizar) si está satisfecho con la información.  Así concluye la configuración de clientes.

El estado de este cliente aparecerá como “Waiting for Client Authorization” (Aguardando autorización del cliente).  Esto significa que la configuración está siendo verificada por el cliente. Una vez recibida la autorización, el estado cambiará a “Active” (Activo).

Puede revisar la información de el cliente haciendo clic en “Clients” (Clientes) en la barra de menú superior y haciendo clic en el nombre de el cliente.  Debería ver sobre el lado izquierdo de la página una barra azul con iconos.  Al hacer clic sobre cada icono, verá la siguiente información: Client Profile/Perfil del cliente (posiblemente incluya documentos como ser directrices de facturación), Settings/Configuración (la configuración de su cliente en Collaborati), Timekeepers/Cronometradores (el estado de autorización de sus Cronometradores), Codes/Códigos (códigos asignados por el cliente como también su Código de cliente interno), Matters/Asuntos (asuntos asignados por el cliente), Budgets/Presupuestos (si su cliente usa Budget Collaboration), Rates/Honorarios (si su cliente usa Rate Sharing).

 

Opcionalmente, usted (u otros usuarios) pueden inscribirse para recibir notificaciones por correo electrónico.

Haga clic en “Notifications” (Notificaciones) en la barra de menú superior. Haga clic sobre el tipo de notificaciones que desea recibir.  Haga clic en el botón “Save” (Guardar).